แชร์เอกสารภายนอกองค์กรโดยระบุชื่ออีเมล์

แก้ไขล่าสุด: 18.03.2016 : 02:28  โดย: Sasina

การแชร์เอกสารไปยังนอกองค์กร เป็นการอนุญาติให้บุคคลอื่นสามารถเข้าถึงเอกสารในรูปแบบต่างๆได้ ด้วยการเพิ่มรายชื่ออีเมล์เพื่อให้เห็นแบบออนไลน์ ซึ่งก็มีวิธีการและขั้นตอนดังนี้
  1. เลือกไฟล์งานหรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแบ่งปัน จากนั้นคลิกขวาเลือก “Share” 
  2. จากนั้นเลือกช่องทางการแบ่งปัน เพื่อแบ่งปัน ไฟล์หรือโฟลเดอร์ ที่ต้องการ


    Google Apps Share 1

     
    หมายเลข 1 คือ การตั้งค่าการแบ่งปันในการเข้าถึงเอกสารของเรา ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
    • ผู้ใช้ทุกคนสามารถค้นหาและเข้าถึงได้โดยไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ระบบ
    • ทุกคนที่มีลิงค์เอกสารนี้ สามารถเข้าถึงเอกสารได้
    • ผู้ใช้ในองค์กรสามารถค้นหาและเข้าถึงเอกสารได้
    • ทุกคนในองค์กรที่มีลิงค์เอกสารสามารถเข้าถึงเอกสารได้
    • กำหนดเฉพาะคนที่ได้รับอนุญาติเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงได้และต้องลงชื่อเข้าใช้ระบบ ซึ่งสามารถเพิ่มบุคคลได้ในข้อที่ 4
     
    หมายเลข 2 คือ การเพิ่มบุคคลที่สามารถเข้าถึงเพื่อดูหรือแก้ไขเอกสารได้ เป็นการเพิ่มเฉพาะบุคคลที่กำหนดเท่านั้น และเมื่อเราเพิ่มบุคคลที่สามารถเข้าถึงเอกสารแล้ว เราก็ยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้อีกด้วย
    • กำหนดให้เป็นเจ้าของเอกสารนั้นๆ
    • สามารถแก้ไขรายละเอียดต่างๆในเอกสารได้
    • สามารถแสดงความคิดเห็นในเอกสารได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้
    • สามารถดูเอกสารนั้นได้เพียงอย่างเดียว
  3. กดปุ่ม “Done” เพื่อบันทึกการตั้งค่าการแบ่งปัน จากนั้นจะขึ้นหน้าต่าง Pop Up เพื่อเป็นการยืนยันการแชร์เอกสารไปยังนอกองค์กร กดปุ่ม “Yes” เพื่อยืนยันการแบ่งปันเอกสาร

    Google Apps Share 2

  4. กดปุ่ม “Done” เพื่อเป็นการเสร็จสิ้นการแบ่งปันเอกสารหรือโฟลเดอร์ไปยังนอกองค์กร

    Google Apps Share 3




  5.  
  6.