5 features ที่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและลดความซ้ำซ้อนในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น

แก้ไขล่าสุด: 23.11.2016 : 11:52  โดย: Phannakorn

วันนี้ เราขอเสนอ 5 features ที่จะมาช่วยให้คุณประหยัดเวลาและลดความซ้ำซ้อนในการทำงานได้มากยิ่งขึ้น

1. ลดเวลาในการ Assign งานนั้น ๆ กับ “Action Items”
จากผลการวิจัยโดย 
McKinsey Global Institute  พนักงานจะใช้เวลากว่า 20% ในแต่ละสัปดาห์ หรือเกือบจะทั้งวัน ในการค้นหารายละเอียดข้อมูลงานภายในองค์กรเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบในส่วนต่าง ๆ ว่าใครต้องดูแลงานส่วนไหน เพราะในความเป็นจริงในเนื้องานจะมีทั้งไอเดีย ความคิดเห็นต่างๆ มากมาย ซึ่งอาจจะทำให้ยากและต้องใช้เวลาในการดูว่าใครรับผิดชอบงานนั้น ๆ

ในการที่จะช่วยให้ Project ของคุณเดินต่อไปได้อย่างราบลื่นและช่วยลดเวลาในการทำงาน คุณสามารถพิมพ์กลุ่มคำเหล่านี้ เช่น “John to follow up on the keynote script,” หรือ “Anna to schedule a weekly check in”  จากนั้น Docs จะใช้ความสามารถของ Natural Language Processing (NLP) เพื่อทำความเข้าใจความหมายและทำการแสดงเมนู suggest an Action Item เพื่อทำการ Assign งานให้กับคนที่เราใส่ชื่อเข้าไปให้ในเอกสาร

 

นอกจากนั้นคุณยังสามารถที่จะ manual assign an Action Item ไปยังคนที่ต้องการได้ด้วยตนเองด้วยใน Docs, Sheets และ Slides รวมไปถึง Mobile apps ด้วย โดยการใส่ชื่อในช่อง Comments และทำการเลือก Action Item box  จากนั้นผู้ที่ถูก Assign จะได้รับ Email แจ้งเตือน และ เห็นในส่วน Action Items ที่ต้องรับผิดชอบ

 

 

2. ลดเวลาในการค้นหางานที่ได้รับการ Assign 
จากหัวข้อที่แล้ว เมื่อ  Action Items ได้ถูก Assign ไปแล้ว ทีมงานสามารถเห็นงานที่ถูก Assign ได้อย่างเด่นชัด โดยนอกเหนือจาก Email ที่ส่งไปให้แล้วนั้น เมื่อผู้ใช้งานได้เข้าไปที่
Docs, Sheets, Slides หรือ Drive ไม่ว่าจะจากคอมพิวเตอร์ หรือ  Mobile apps ก็ตาม เราจะเห็นสัญลักษณ์เป็นตัวเลขในงานที่เราได้ถูก Assign เอาไว้ ไม่ว่าจะเป็น Action items หรือ Suggestions

 

3. ลดเวลาในการพิมพ์คำตอบด้วย Smarter Forms
Google Forms เปิดให้บริการมาตั้งแต่ปี 2008 ซึ่งมีคำถามที่เกิดขึ้นมากมายเป็นพันล้านคำถาม และมีคำถามบางส่วนที่จะเป็นคำถามที่ถามกันอยู่บ่อย ๆ ดังนั้นวันนี้เมื่อเรามีการสร้างคำถามที่เคยมีคนถาม Forms จะขึ้น Options ของคำตอบที่เกี่ยวข้องมาให้ทันที ซึ่ง Features นี้จะทำให้คุณช่วยลดเวลาในการสร้าง Forms ได้ถึง 25% เลยทีเดียว

นอกจากนั้นยังมี Feature ใหม่ คือ “File upload” ซึ่งเป็น Question type ที่เพิ่มเข้ามาใหม่ตามคำเรียกร้องจากทั้งภาคธุรกิจ และ ภาคการศึกษา โดย Feature  นี้ ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถที่จะ Upload files จากเครื่องตนเอง หรือ Drive กลับไปที่เจ้าของแบบสอบถามได้อีกด้วย ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ใน new Drive folder ของเจ้าของแบบสอบถาม
* ปัจจุบัน feature นี้สามารถใช้ได้เฉพาะลูกค้า G Suite ที่ แชร์กันเองภายในองค์เท่านั้น

 

4. ลดเวลาในการพิมพ์งานด้วยการเพิ่ม Voice commands ให้มากขึ้น
เมื่อปีที่แล้ว
Google ได้ออก Feature Voice typing ใน Docs on web เพื่อช่วยให้เราสามารถใช้เสียงพูดเพื่อสั่งให้ Docs พิมพ์งานให้เราได้โดยที่เราไม่ต้องเสียเวลามานั่งพิมพ์งานให้เมื่อยมือ มาวันนี้ Google ได้ออกชุดคำสั่งเพิ่มขึ้นเพื่อช่วยในการปรับแต่งเอกสารให้ดูสวยงาม เช่น การเปลี่ยนสีอักษร, ลบคำ, ใส่ Links, Comments และคำสั่งอื่น (Type with your voice commands) เพื่อให้ตรงตามความต้องการเรามากยิ่งขึ้น

 

5. ลดเวลาในการสลับและเปลี่ยน Apps ในการทำงาน
Google อยากให้ทุกคนได้ทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องคอยกังวลกับเครื่องมือที่เลือกใช้ ดังนั้นในวันนี้ Google จึงได้จับมือเป็น Partner กับ Slack เพื่อให้ผู้ที่ใช้งาน Slack สามารถเข้าถึงและดึงข้อมูลงานต่าง ๆ จาก Google Drive ได้ง่าย ๆ โดยเพียงแค่ click ปุ่ม “+” ใน Slack ไม่ว่าจะเป็นการสร้างงานขึ้นมาใหม่ หรือ ดึงงานที่มีอยู่แล้วมาแสดงผลก็เป็นเรื่องง่าย

 

        ด้วยความไม่หยุดนิ่งของ  Google ที่จะสร้างสรรค์สิ่งดีให้กับผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา ทุกท่านจะเห็นว่าจะมี feature ใหม่ ๆ ที่ผสมผสานกับการทำงานของ machine intelligence ออกมาเป็นระยะ ๆ จุดประสงค์ก็เพื่อให้ทุกท่านสามารถลดเวลาและความซับซ้อนในการทำงานให้ได้มากที่สุด โดยเปลี่ยนมาเป็นการทำงานที่ง่ายและสนุกกว่าแต่ก่อนที่เคยเป็นมา

 

ที่มา : http://bit.ly/2giFNUq

 

บริษัท ดีมีเตอร์ ไอซีที จำกัด ผู้ให้บริการ Google Apps for Work ในประเทศไทย

สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมพร้อมโปรโมชั่นพิเศษ โทรเลย!  02-675-9371
 092-262-6390                                                   
 097-008-6314 (ฝ่ายขาย)
 support@dmit.co.th

Official LINE

      

 

Demeter ICT มี LINE แล้วนะคะติดตามเรื่องราวข่าวสารหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม และโปรโมชั่นพิเศษได้ทุกวันผ่าน
LINE ID: @zvc4221c

เพิ่มเพื่อน

ผู้ให้บริการคลาวด์เซอร์วิสครบวงจรในประเทศไทย

www.GoogleApps.in.th