การสร้าง Organization ใน Email

แก้ไขล่าสุด: 13.09.2016 : 03:27  โดย: Unchitta

การสร้างองค์กร หรือ Organization เป็นการสร้างหน่อยงานย่อย เช่น แผนก แผนกย่อย เป็นต้น ใช้ในการแยกผู้ใช้งานออกเป็นกลุ่มๆ เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งานหรือจัดการ หากมีผู้ใช้เป็นจำนวนมากซึ่งแน่นนอนอยู่แล้วว่า ถ้าอะไรที่มีอยู่มากๆ ก็มักจะมองไม่เห็น ลืม หรือจัดการได้ยากลำบากนั่นเอง ซึ่งถ้าหากเราได้มีการจัดเป็นหน่วยงานย่อยแล้วนั้น การกำหนดสิทธิ์การใช้งานก็สามารถกำหนดได้ง่าย โดยไม่จำเป็นต้องตั้งค่าให้ทีละบุคคลเพราะสามารถเลือกเป็นแผนกได้เลย
 
การสร้าง Organization
  1. เปิด Google Mail ของคุณลงชื่อเข้าใช้ให้เรียบร้อย จากนั้นไปที่เมนู “รูปเฟือง” ที่อยู่ทางด้านขวามือ แล้วเลือกเมนู “จัดการโดเมนนี้”

    การสร้าง Organization

  2. จะเข้าสู่หน้าคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ผู้ใช้เลือกเมนู “ผู้ใช้งาน” โดยการคลิก 1 ครั้ง

  3. จากนั้นระบบจะแสดงรายชื่อผู้ที่มีการใช้งานใน Domain ของคุณ

  4. ดูในส่วนแถบ “ องค์กร” ทางด้านขวามือ คลิกที่ลูกศรชี้ลงที่อยู่ด้านหลัง Domain ของคุณ เมนูเพิ่มเติมจะถูกขยายออกมา ทำการเลือกที่เมนู “เพิ่มองค์กรย่อย” เพื่อเป็นการเริ่มสร้าง Organization นั่นเอง

  5. เริ่มสร้างองค์กร/แผนกใหม่ ผู้ใช้กรอกชื่อองค์กร/แผนก และรายละเอียด จากนั้นเลือก location ว่าจะให้ องค์กร/แผนก นี้ อยู่ภายใต้องค์กร/แผนกใด เมื่อเลือกได้ตามต้องการแล้วจากนั้น กดปุ่ม “สร้างชื่อองค์กร”

  6. เมื่อบันทึกเรียบร้อยแล้ว องค์กรี่ถูกสร้างขึ้นจะปรากฏอยู่ทางด้านขวามือ ดังภาพ

  7. กดที่ชื่อ Domain ของคุณที่อยู่ในแถบองค์กรทางด้านขวามมือ เพื่อดูรายชื่อผู้ใช้ทั้งหมด
  8. เลือกผู้ใช้ที่ต้องการนำเข้าไปอยู่ในองค์กร/แผนกที่สร้างขึ้น เลือกใส่เครื่องหมาย “ถูก” ในช่องสี่เหลี้ยมด้านหน้า
  9. จากนั้นเลือกที่เมนู “ย้ายไปยังองค์กร/แผนกอื่น” แล้วเลือกองค์กร/แผนกที่ต้องการ

  10. เมื่อเลือกเสดแล้ว ระบบจะแสดงกล่องข้อความการยืนยัน เพื่อให้ผู้ใช้ยืนยันว่าต้องการจะย้ายจริงหรือไม่ ให้ผู้ใช้เลือกกดปุ่ม “ตกลง”

  11. เสร็จเรียบร้อยแล้ว ซึ่งองค์กร/แผนกที่ผู้ใช้ได้สร้างขึ้นจะปรากฏอยู่ที่แถบ “องค์กร” ทางฝั่งขวามือ เมื่อกดเข้าไปที่องค์กร/แผนกนั้นก็จะปรากฏรายชื่อผู้ใช้งานองค์กร/แผนกนั้นอยู่ภายใน


     

*** หมายเหตุ การสร้าง องคกร หรือ Organization ไม่เหมือนกับการสร้างกรุ๊ป เพราะ Organization ไม่ได้มีความสามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการส่งเมล์ เพียงแต่เป็นเหมือนการจัดหมวดหมู่ให้กับผู้ใช้เท่านั้น