Creating Multiple Accounts At Once

Updated: 16.03.2016 : 03:03  By: Sasina

การ Import user คือการเพิ่ม Account ของผู้ใช้รายใหม่เพื่อสามารถใช้งานอีเมล์ ในองค์กรได้ ซึ่งการเพิ่ม User นั้นสามารถทำได้ 3 วิธี คือ เชิญคนอื่นให้เข้ามาใช้ เพิ่มโดยการกรอกข้อมูลลงไป และเพิ่มที่ละหลายๆคนโดยการ Import จากไฟล์ CSV เข้ามา ซึ่งแต่ละวิธีนั้นก็มีข้อดีในแต่ละอัน เช่นการเพิ่มโดยการกรอกข้อมูลลงไปเอง ก็ทำในกรณีที่มี User ใหม่น้อยราย เราก็สามารถทำการกรอกข้อมูลเป็นรายบุคคลได้เลย หรือข้อดีของการ import แบบนำเข้าจากไฟล์ CSV ก็สะดวกในกรณีที่มี User ใหม่เป็นจำนวนมาก ซึ่งเราไม่สามารถที่จะเพิ่มทีละ User ได้ ก็สามารถใช้วิธีนี้ได้ ซึ่งก็มีขั้นตอนและวิธีการดังนี้
 
  1. Login เข้าสู่ระบบ Google Apps ด้วย Username และ Password (ต้องเป็น Administrator ของ Google Apps )
  2. เลือกที่เมนู "รูปเฟือง" > “จัดการโดเมนนี้ ”

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  3. จากนั้นจะปรากฎหน้าแรกเป็น “คอนโซลผู้ดูแลระบบ” และเลือกที่ “ผู้ใช้งาน”

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  4. จากนั้นเลือก “เพิ่มผู้ใช้” ดังในรูป

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  5. จะปรากฏหน้าต่างเพื่อเลือกวิธีการเพิ่มผู้ใช้ ซึ่งจะมีอยู่ 3 วิธี คือ

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

    • เชิญผู้ใช้ คือการส่งคำเชิญโดยการใช้อีเมล์
    • เพิ่มผู้ใช้ด้วยตนเอง คือการกรอกข้อมูลต่างๆ เอง
    • เพิ่มผู้ใช้ครั้งละหลายๆ คน ซึ่งจะต้องอัปโหลดโดยใช้ไฟล์ CSV
การเชิญผู้ใช้ 
 
คือการที่เราเชิญผู้ใช้ที่มีบัญชีอีเมล์ ให้เข้า ให้เข้ามาใช้อีเมล์ ที่เป็นขององค์กรของเราซึ่งเราจะให้เขากรอกข้อมูลต่างๆด้วยตัวเองทั้ง Username และการตั้ง Password เป็นการกรอกข้อมูลเพื่อใช้งาน Google Apps Business ที่เราส่งคำเชิญให้มาใช้ Google Apps Business ที่เป็น Domain ของเรา โดยที่ Admin ของ Google Apps Business ไม่ต้องมากรอกข้อมูลราละเีอียดเอง ซึ่งก็มีวิธีการดังนี้

การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  1. เลือกการเพิ่มผู้ใช้เป็น “เชิญผู้ใช้” จากนั้นกดปุ่ม “ดำเนินการต่อ”

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  2. จากนั้นก็จะแสดงหน้าต่างให้เรากรอกอีเมล์ ที่ต้องการส่งคำเชิญไปให้ ซึ่งสามารถส่งได้ที่ละหลายๆบัญชี จากนั้นก็กดปุ่ม “ดำเนินการต่อ”

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  3. จากนั้นก็จะแสดงหน้าต่างเป็น หน้าต่างข้อความเชิญ จากนั้นก็กด “ส่งข้อความเชิญ” เพื่อส่งข้อความเชิญ

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  4. ถัดไปก็จะเป็นข้อความแจ้งการเชิญ กดรับทราบเพื่อกลับไปยังหน้า “ผู้ใช้งาน”‘
  5. จากนั้นลองมาดูที่ อีเมล์ ของผู้ที่ได้รับเชิญ ซึ่งเนื้อหาในอีเมล์ ก็จะมีลิงค์ที่ให้เราลงชื่อใช้ จากนั้นเราก็กดที่ “ลงชื่อสมัครใช้เลย” เพื่อไปกรอกรายละเอียดของการสร้างผู้ใช้

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  6. จากนั้นจะมาที่หน้ากรอกข้อมูล ก็ให้กรอกรายละเอียด จากนั้นก็กด “ถัดไป” เพื่อสร้างบัญชีของเรา

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  7. ต่อมาก็จะมาที่หน้าคำกล่าวต้อนรับและเงื่อนไขการใช้ จากนั้นก็กด “ฉันยอมรับ ไปที่บัญชีของฉัน” เพื่อไปที่หน้า Login ของ Google Apps for Business

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  8. หน้าแรกของการ Login เราก็ใส่ Username และ Password ที่เราได้ทำการกรอกข้อมูลในขั้นตอนที่ 6 จากนั้นก็กด “Sign in ” เพื่อเข้าสู่ระบบ

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

การเพิ่มผู้ใช้ด้วยตนเอง
 
เป็นการเพิ่มในกรณีที่มีผู้ใช้น้อยราย คือ Admin สามารถกรอกรายละเอียดเองได้ ซึ่งก็จะมีวิธีการและขั้นตอนดังต่อไปนี้
  1. เลือกที่ “เพิ่มผู้ใช้ด้วยตัวเอง” จากนั้นก็กด “ดำเนินการต่อ” เพื่อกรอกรายละเอียดของผู้ใช้

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  2. จากนั้นก็จะปรากฏหน้าต่างให้เรากรอกรายละเอียดของลูกค้า โดยที่
    • ชื่อและนามสกุล คือให้ใส่ชื่อจริง และนามสกุลของเราที่ต้องการให้เห็นเวลาส่งอีเมล์
    • ที่อยู่อีเมล์ หลักคือ ชื่อบัญชีของเรา

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  3. ซึ่งถ้าเราต้องการที่จะตั้งค่ารหัสผ่านเองให้เลือกที่ “ตั้งค่ารหัสผ่าน” จากนั้นก็จะแสดงรายละเอียดให้เรากรอกรหัสผ่าน จากนั้นก็กด “สร้างผู้ใช้ใหม่” เป็นการเสร็จสิ้นการสร้างผู้ใช้

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  4. และถ้าเราจะให้ระบบตั้งรหัสให้เรา ก็ให้กรอกข้อมูล ชื่อนามสกุล และที่อยู่อีเมล์ หลัก จากนั้นก็กด “สร้างผู้ใช้ใหม่”

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  5. จากนั้นก็จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมา เป็นการแนะนำเริ่มต้น ซึ่งเราต้องกด “แสดงรหัสผ่าน” เพื่อดูรหัสผ่านที่ระบบกำหนดให้ จากนั้นก็กด “เสร็จเรียบร้อย ” เป็นการเสร็จสิ้นการสร้างผู้ใช้ใหม่

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

เพิ่มผู้ใช้ครั้งละหลายๆคน ซึ่งจะต้องอับโหลดโดยใช้ไฟล์ CSV
 
วิธีการนี้จะสะดวกในกรณีที่เรามีการเพิ่มผู้ใช้ใหม่หลายๆคน ซึ่งการกรอกข้อมูลและการส่งเชิญ จะทำให้เสียเวลามากกว่า ซึ่งวิธีการนี้เป็นการจัดรูปแบบตามที่กำหนด ซึ่งต้องใช้ไฟล์ CSV ในการนำเข้ามา ซึ่งมีวิธีการเตรียมข้อมูลและขั้นตอนดังต่อไปนี้
  1. เตรียมข้อมูลโดยใช้ Excel มีรูปแบบดังนี้โดยที่
    • email address คือ ชื่อบัญชีที่เราจะตั้งเช่น name@aowjingdi.com
    • first name คือชื่อจริง
    • last name คือนามสกุล
    • password คือรหัสผ่าน
      เมื่อเตรียมข้อมูลเสร็จแล้วให้ save เป็นไฟล์ .CSV

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  2. จากนั้นให้เลือกเป็น “เพิ่มผู้ใช้ครั้งละหลายราย(อัปโหลดไฟล์ CSV)” จากนั้นกด “ดำเนินการต่อ”

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  3.  และปรากฏหน้าแสดงขั้นตอนการอัปโหลดไฟล์

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  4. ในส่วนที่ 3 ให้เลือกไฟล์ที่เราเตรียมไว้ จากนั้นก็กด “อัปโหลดและทำต่อ”

     การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  5. จากนั้นก็จะแสดงตัวอย่างรายการที่เราต้องการอัปโหลด จากนั้นกดปุ่ม “ยืนยันการอัปโหลด” เพื่อสร้างผู้ใช้รายใหม่

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  6. และก็ปรากฏหน้ากำลังปรับข้อมูลเป็นการเสร็จสิ้นการสร้างผู้ใช้

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว

  7. และในหน้าผู้ใช้เราก็จะเห็นบัญชีของผู้ใช้ที่ได้ทำการเพิ่มเข้ามา

    การ Create Account หลายๆ Account ในครั้งเดียว