Googleドライブ&ドキュメント

Updated: 11.03.2016 : 12:43  By: Varanyu

Googleドキュメントとは、ExcelやWord、PPTの様な機能をIEやFireFox上で利用できる機能です。(初めて使う方は、感動すると思います。)まだクライアントソフトの様な高度な機能は実現できていません。
しかし、クライアントソフトにはない、共有機能やコラボレーション機能、リアルタイム更新機能など、今までには想像できなかった世界を感じる事ができます。

GoogleDocumentのユニークな所

  • ドキュメント情報はアクセス権により、複数のメンバーで共有が可能です。
  • また全員(10人以上でも可能)で共有し、同時に編集&更新する事が可能です。更新内容は、リアルタイムに他のメンバーに反映されます。
  • ドキュメントは、外部に公開する事が可能です。例えばお客さんと共有するとか、プロジェクトメンバー全員で共有などが可能です。
    ⇒ ドキュメントをガジェットとして、GoogleSitesデータベースなどの、ダイジェスト表示する事が可能です。
  • ドキュメントは更新したら、更新状況をメールで通知する事が可能です。よって、ドキュメントを更新して、プロジェクトメンバーにメール送信などのプロセスが不必要になります。
    ⇒ ドキュメントは、サーバー側で常に最新に保つことができるので、ファイルをサーバーにコピーして保存とは、感覚が少し違います。使ってみると非常に有意義に感じます。
  • 簡単にアンケートフォームをつくり、公開し、集計する事が可能です。特別なスキルは必要ありません。
  • ドキュメント情報を見ながら、そのシート上で、チャットが可能です。
  • ドキュメントの変更履歴が保存されています。また戻す事が可能です。よって、誰がいつ何を修正したか?を把握する事が可能です。バージョンを戻す事も可能です。
  • 特にスプレッドシートは、Excelというよりは、データベースとして使えます。例として、今まで顧客データベースをAcessやWebアプリケーションを開発していたかと思いますが、1つファイルを新規作成すれば、すぐに利用&共有が可能です。(既存データも簡単にインポート可能。例:顧客データベース、商品データベースが簡単)
  • Googleドキュメントの容量制限に関して
    文書とプレゼンテーションは1ファイルあたり500KBまで。埋め込み画像は2MBまで。保存できる文書は5,000文書まで。文書内の画像は合計5,000点まで。スプレッドシートは10,000行×256列、200,000セル、1000シート、いずれかの制限以内。保存できる最大数は200文書。アップロードできるファイルサイズの最大サイズは1MBとなります。
    Googleドキュメントを利用した機能詳しくはこちら
  • Google Apps のユーザに対して Google ドキュメントでどんなファイル形式のものでも簡単にアップロードし、社内外で安全に共有できるサービスを提供していきます。ユーザあたり、1GBのストレージを利用でき、1ファイルあたり最大1GBのファイルをアップロードすることが可能になります。
    Googleドキュメントを利用した機能詳しくはこちら  Googleドキュメントを利用した機能英文
  • いま保有しているExcel、Word、PPTをGoogleドキュメントにアップロードする事が可能です。また、ダンロードする事も可能です。(Googleメールの添付ファイルは、Googleドキュメントとして、表示し、簡単に保存する事も可能です。)
  • Googleドキュメントは、ファイル単位に、ユーザーのアクセス権(閲覧、更新可能)を設定する事が可能です。また、データに更新があった場合に、メールで通知する事が可能です。また、APIによって、ドキュメントデータにアクセス&利用する事が可能です。
  • 管理者機能で、全てのGoogleドキュメントに関して、ドメイン外の公開はNGなどの制限をかける事が可能です。
  • ドキュメントのオーナーが退職しアカウント削除された場合の対応
    Googleドキュメントを利用した機能http://goo.gl/uMTo
  • フォーム機能(アンケート)で、各自のデータ更新方法
    Googleドキュメントを利用した機能http://goo.gl/Q0OL

Googleドキュメント(スプレッドシート)のお薦め新機能

Googleドキュメントを利用した機能URLはこちら  Googleドキュメントを利用した機能翻訳

  • 最新MSOfficeのバージョンがインポート可能  Googleドキュメントを利用した機能詳細
  • スプレッドシートの保護機能  Googleドキュメントを利用した機能詳細
  • スプレッドシート内の他のシート内データを式で取込可能  Googleドキュメントを利用した機能詳細
  • 入力データの入力規則  Googleドキュメントを利用した機能詳細
  • 他のスプレッドシートデータを式で取り込む事が可能(30秒程度かかります)  Googleドキュメントを利用した機能詳細
  • 色々なスプレッドシートの式が可能になりました。  Googleドキュメントを利用した機能詳細1  Googleドキュメントを利用した機能詳細2
  • HTTPリクエストやRSS取り込みの式がサポートされました。  Googleドキュメントを利用した機能詳細
  • スプレッドシートの式で、フィルター・ソート・ユニーク値が可能  Googleドキュメントを利用した機能詳細
  • その他主なFuction関数  Googleドキュメントを利用した機能詳細

※上記の機能を最大限に利用して作成したソリューションはこちら

サテライトオフィスのデモサイトでは、下記の内容を実現しています。

  • 各部門別のドキュメントフォルダー機能
    契約書&提案書などの雛形ドキュメントの管理
    ⇒ 提案書などは、そのままユーザーに公開する事が可能です。
  • 行先予定表
    ⇒ 非常に面白い機能です。どの会社にもある行先予定表(ホワイトボード)を、極めて簡単に実現する事が可能です。
  • 売上集計表
    ⇒ 例えば、営業部などで、部門の売上情報がオンラインでリアルタイムに閲覧できます。
  • 顧客名簿管理
  • 商品情報一覧
  • 休暇申請スプレッドシートのフォーム・アンケート機能を利用して、休暇申請を実現しています。
  • 勤務表
    ⇒ 非常に簡単に作成&共有できるのが面白いです。
  • セキュリティー申請:マシンルーム入室申請&個人情報xxx申請など
  • 経費申請
  • 組織図
  • 社員名簿
  • 議事録
  • プロジェクト管理シート:ガントチャートを表示しています。
  • プロジェクトバックログリスト

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